Projektmanagement, Cloud-Computing-Stil

Autor: Judy Howell
Erstelldatum: 27 Juli 2021
Aktualisierungsdatum: 23 Juni 2024
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Quelle: Rawpixel / iStockphoto

Wegbringen:

Die Cloud-Projektmanagementsoftware ermöglicht die Zusammenarbeit und senkt die Kosten, ist jedoch nicht ohne Probleme.

Das wirklich tragbare Büro ist nicht nur möglich, sondern wird für viele Unternehmen schnell zur Norm. Handheld-Geräte waren ein großer Schritt in Richtung der Realität der Arbeit an jedem Ort, und jetzt hat Cloud Computing die letzte Barriere beseitigt. Mit der in der Cloud gehosteten Projektmanagement-Software haben Sie alles, was Sie brauchen, immer zur Hand, wo immer Sie gerade sind.

Natürlich hat jede Technologie ihre Vor- und Nachteile. Schauen Sie sich in diesem Artikel an, wie Unternehmen ihr Projektmanagement in die Cloud verlagern können, wer davon profitieren kann und welche Fallstricke noch für diese herausragende Softwarelösung bestehen. (Informationen zum Hintergrund finden Sie unter Projektmanagement 101.)


Projektmanagement-Software, Meet the Cloud

Die Projektmanagement-Software koordiniert und automatisiert viele der mühsameren Funktionen der Projektverwaltung. Die meisten dieser Softwareprogramme enthalten Diagramme und Gantt-Diagramme, Aufgabenzuweisungen, Arbeitszeitnachweise und Meilensteine. Fortgeschrittenere Versionen können auch Ressourcen regulieren, Budgets überwachen, Ausgaben verfolgen und Kosten berechnen.

Was ist mit der Wolke? Bei dieser Arbeitsweise werden Programme verwendet und Daten über eine Internetverbindung gespeichert. Cloud-Software wird vom Anbieter auf Remoteservern gehostet und nicht physisch auf den Computern eines Unternehmens installiert. Microsoft OneDrive, Dropbox und Ihre digitale Amazon Kindle-Bibliothek sind Beispiele für Cloud-Speicher. (Weitere Informationen zu den allgemeinen Vorteilen von Cloud Computing finden Sie im Einsteigerhandbuch für die Cloud: Was es für kleine Unternehmen bedeutet.)


Die Vorteile von Cloud-Software

Cloud-Software bietet zahlreiche Vorteile. Einer der Hauptvorteile für das Projektmanagement ist das supereinfache Teilen. Da die Software in der Cloud gehostet wird, kann ein gesamtes Geschäftsteam jederzeit auf die neuesten Aufgaben, Zeitpläne und Fortschrittsaktualisierungen zugreifen. Dies macht die Cloud-Software ideal für Reisen und die Zusammenarbeit in Echtzeit.

Apropos Zugriff, ein weiterer großer Vorteil der Cloud-Software ist die Portabilität. Über eine Internetverbindung können Sie von jedem Gerät, einschließlich Desktop-Computer, Laptop, Smartphone oder Tablet, jederzeit und überall auf das Programm zugreifen.

Theres auch Kosten und Zeit zu berücksichtigen. Traditionell installierte PM-Software kann Tausende kosten und Hardware-Upgrades erfordern. Installation und Upgrades sind nicht nur teuer, sie verlangsamen auch die Bereitstellung. Für die Cloud-Software ist keine Installation erforderlich, lediglich ein Login und ein Passwort, um auf die neueste Version der Software zuzugreifen. Die Preisstruktur schont auch das Budget eines Unternehmens erheblich, da die meisten Cloud-Projektmanagement-Softwareprodukte als abonnementbasierte Software as a Service (SaaS) verkauft werden. Dies bedeutet niedrige monatliche Zahlungen anstelle von Hunderten oder Tausenden im Voraus. Darüber hinaus erfordert die meiste Projektmanagement-Software kein langfristiges Engagement.

Kurz gesagt, mit der Cloud werden die folgenden Herausforderungen gemeistert, mit denen Unternehmen aller Art konfrontiert sind, unabhängig davon, ob sie in den Bereichen Architektur, Bau oder Telekommunikation tätig sind:

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Sie können Ihre Programmierkenntnisse nicht verbessern, wenn sich niemand um die Softwarequalität kümmert.

  • Verteilungsverzögerungen, Zeitzonenprobleme
    Mit dem Cloud-Service kann jeder von überall über eine zuverlässige Internetverbindung auf Unternehmensdaten von einem Laptop, PC, Smartphone oder Tablet zugreifen.
  • Projektzusammenarbeit
    Vergessen Sie lästige Probleme, Mitarbeiter können über die Cloud an einem Projekt arbeiten und Änderungen einreichen, die dem Rest der Gruppe in wenigen Minuten zur Verfügung stehen. Auf diese Weise können unterschiedliche Mitarbeiter nahezu in Echtzeit arbeiten, als befänden sie sich im selben Raum.
  • Backup
    Durch die Bereitstellung von Dokumenten in der Cloud sind Unternehmen vor Hardware- und Softwarefehlern geschützt.
  • Unbegrenzter Speicherplatz
    Der Cloud geht nie der Raum aus und sie ist von nahezu jedem Ort aus zugänglich. Auf diese Weise können Unternehmen Dateien archivieren und die Teammitglieder können auch künftig aus der Ferne auf sie zugreifen.

Was ist das Risiko?

Es gibt immer einen Haken, oder? Trotz ihrer Stärken weist die Cloud-Projektmanagementsoftware einige Nachteile auf. Zu den wichtigsten zählt die Sicherheit, die ein inhärentes Risiko für Online-Transaktionen darstellt. (Weitere Informationen zu Sicherheitsrisiken finden Sie in Die dunkle Seite der Cloud.)

Seitdem Cloud-Software immer beliebter wird, haben Unternehmen die Sicherheit als Hauptanliegen genannt. Schließlich bedeutet die Verwendung der Cloud, dass alle Unternehmensdaten - einschließlich Geschäftsgeheimnissen, vertraulichen Kundendaten und Unternehmensinformationen - auf anderen Servern gespeichert werden. Diese Server können anfällig für Hacker, Viren oder sogar Naturkatastrophen oder physischen Diebstahl sein.

Glücklicherweise sind sich Cloud-Softwareanbieter dieser Risiken bewusst und die meisten verwenden die beste verfügbare Sicherheit, um ihre Server und Kundendaten zu schützen. Denn ohne zufriedene Kunden wären Cloud-Anbieter nicht im Geschäft. Darüber hinaus hat sich die Cloud-Sicherheit im Laufe der Zeit verbessert und wird dies wahrscheinlich auch weiterhin tun, da Cloud-Anbieter neue Lösungen zum Schutz der Daten ihrer Kunden entwickeln.Trotzdem sollten Unternehmen herausfinden, welche Sicherheitsverfahren und -protokolle vorhanden sind, bevor sie Cloud-Softwaredienste abonnieren.

Ausfallzeiten sind ein weiteres potenzielles Problem. Wenn der Cloud-Anbieter auf technische Probleme stößt, können seine Kunden nicht auf ihre Daten zugreifen. Laut der Internationalen Arbeitsgruppe für die Ausfallsicherheit von Cloud-Computing lag die Verfügbarkeit von Cloud-Anbietern zwischen 99,6 und 99,9 Prozent, was einer durchschnittlichen Ausfallzeit von 7,5 Stunden pro Jahr entspricht. Das hört sich ziemlich gut an, aber laut IWGCR ist es ein langer Weg von der 99,99-prozentigen Zuverlässigkeit, die für ein unternehmenskritisches System erforderlich ist. Viele große Anbieter von Cloud-Software - und sogar einige kleinere - haben Verfügbarkeitsgarantien. Daher sollten Unternehmen nach einem Anbieter mit dem geringsten Risiko suchen. Selbstverständlich sollten die wichtigsten Daten auch intern gesichert werden.

Wo Cloud PM Software funktioniert

Während große Unternehmen dazu neigen, sich an die traditionellere installierte PM-Software zu halten, werden Cloud-Versionen von Unternehmen angenommen, denen IT-Budgets in Millionenhöhe fehlen. Die geringen Anschaffungskosten, minimalen oder nicht vorhandenen IT-Infrastrukturinvestitionen, Umlagekosten und der ortsunabhängige Zugriff auf Cloud-Software sind ideal für:

  • Startups und Unternehmer
  • Kleine und mittlere Unternehmen
  • Virtuelle Unternehmen mit geografisch unterschiedlichen Teams
  • Freiberufliche Projektmanager

Natürlich ist nicht jede Projektmanagement-Software gleich. Unternehmen müssen Software mit Funktionen finden, die ihren spezifischen Anforderungen entsprechen, und zusätzliche Schnickschnack vermeiden, die den Abonnementpreis in die Höhe treiben können.

Eine kleine Recherche, ein exzellentes Werkzeug

Cloud-Projektmanagement-Software kann für viele Unternehmen ein hervorragendes Werkzeug sein. Dies spart Zeit und Geld beim Projektmanagement und bietet den Komfort und die Flexibilität, in der Cloud zu arbeiten. Als neuere Technologie muss das Cloud-Projektmanagement noch einige Fallen überwinden. Dieser Service wird jedoch für viele Arten von Unternehmen immer wichtiger, was die Innovation und Verbesserung vorantreibt, die für die Perfektionierung dieses Tools in den kommenden Jahren erforderlich sind.