Papierloses Büro

Autor: John Stephens
Erstelldatum: 1 Januar 2021
Aktualisierungsdatum: 1 Juli 2024
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Papierloses Büro - Technologie
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Definition - Was bedeutet papierloses Büro?

Ein papierloses Büro ist ein Konzept, bei dem der Papierverbrauch in einer Büroumgebung stark reduziert oder vollständig beseitigt wird.

Dies wird durch die Umwandlung von Dokumenten in digitale Form erreicht. Laut den Befürwortern ist ein papierloses Büro nicht nur umweltfreundlich, sondern trägt auch dazu bei, die Produktivität und Effizienz eines Büros zu steigern, Geld zu sparen und Arbeitsprozesse einfacher und bequemer zu gestalten, da digitale Dokumente problemlos zwischen Benutzern ausgetauscht werden können.

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Techopedia erklärt das papierlose Büro

Vorteile von papierlosem Büro:
  • Dokumente können mit papierlosem Büro leicht gefunden und abgerufen werden. Dies kann während des Arbeitstages erheblich Zeit sparen.
  • Das gleiche Dokument kann gleichzeitig dupliziert, gefaxt, manipuliert oder kombiniert werden.
  • Dank des papierlosen Büros können mehrere Benutzer einfacher und bequemer gleichzeitig auf dasselbe Dokument zugreifen.
  • Im Hinblick auf Speicherplatz und Platzbedarf bietet das papierlose Büro eine größere und effizientere Speicherkapazität. Große Mengen von Dokumenten können auf einem einzigen Computer gespeichert werden. Sperrige Aktenschränke können entfallen.
  • Ein Dokument kann abgerufen werden, ohne physisch von einem Ort im Büro zu einem anderen wechseln zu müssen.
  • Insbesondere bei Mitarbeitern, die an verschiedenen Standorten arbeiten, sind die Kommunikationsmöglichkeiten verbessert.

Nachteile des papierlosen Büros:
  • Das Lesen eines langen Dokuments ist auf einem Computerbildschirm schwierig. Es ist einfacher, ein langes Dokument auf einem Papier zu lesen, und viele Menschen bevorzugen es, im Allgemeinen auf Papier zu lesen.
  • Sicherheitsmaßnahmen müssen in einem papierlosen Büro verstärkt werden. Die Benutzerzugriffskontrolle muss überwacht werden.
  • Rechtliche Implikationen der digitalen Arbeitsverarbeitung sind betroffen.
  • Das Konvertieren vorhandener Dokumente in digitale Form ist zeitaufwändig und mitunter mit hohen Kosten verbunden.
  • Eine ständige Aktualisierung der Hard- und Software kann unabdingbar sein.
  • Computerviren, Stromausfälle, Netzwerkabstürze und dergleichen können ein gesamtes Unternehmen effektiv zum Erliegen bringen, wenn es sich ausschließlich auf digitale Informationen stützt.